Comunicación escrita en las reuniones

Una reunión es una herramienta de comunicación y por tanto es fundamental que la utilicemos bien. Si queremos tener reuniones eficaces y productivas, tenemos que dedicar el tiempo necesario a su preparación y utilizar adecuadamente las herramientas escritas.

Existen tres fases en una reunión desde el punto de vista de la comunicación escrita:

  1. Fase de preparación, en la que pensaremos en los objetivos y utilizaremos un acta y un orden de día
  2. Fase de desarrollo, en la que la toma de notas es imprescindible
  3. Fase de finalización, en la que redactaremos un acta y en algunas ocasiones, una evaluación

Reunión de trabajo

Fase de preparación

En esta fase las claves son:

-Pensar en los objetivos de la reunión

  • Qué quieres conseguir y para qué
  • Dónde se va a celebrar
  • Cuándo va a tener lugar
  • Quiénes van a intervenir
  • Cómo vas a organizarla
  • Cuánto tiempo es necesario dedicar

-Una vez que tengas esto claro, prepara una convocatoria, pensando siempre en los convocados y en la información que necesitan saber. ¿Para qué son convocados? ¿tienen que preparar alguna información?

-Hazles saber por qué es importante su participación, anímales a intervenir y que les quede claro qué esperas de ellos y convócales con tiempo para que se puedan organizar

  • Incluye en la convocatoria un orden del día, que incluya:
  • Temas a tratar y documentación necesaria
  • Duración de la reunión y de cada tema a tratar
  • Asistentes
  • Motivo

Fase de desarrollo

En esta fase es importante la toma de notas de los acuerdos alcanzados, los temas que quedan pendientes y los planes de acción resultantes.

Fase de finalización

Acta

-Enviamos a los asistentes el resumen con los acuerdos alcanzados y los planes de acción resultantes, incluyendo quién hace qué y los plazos definidos
-El acta tiene que ser corta y precisa

Evaluación

En ocasiones será muy útil evaluar la calidad de la reunión para poder mejorar la calidad de la misma.

Estos son los aspectos a valorar:

¿Ha estado bien dirigida?

¿Se han cumplido los objetivos?

¿Ha estado bien organizada en cuanto a tiempos, lugar, etc?

¿Ha funcionado bien el grupo?

Aunque lo más importante para que una reunión sea eficaz es que quien la dirige sepa liderarla de forma adecuada, es esencial que la comunicación escrita sea de calidad para que la reunión sea exitosa de principio a fin.

No alimentes el temor

Ocupas un puesto de responsabilidad en la empresa, tienes un equipo de personas a tu cargo, reuniones importantes y, en ocasiones, presentaciones en público. En definitiva, diferentes situaciones, diferentes ámbitos y diferentes escenarios que tienen algo en común: tienes que comunicar y convencer. Sin embargo, llegado el momento, te vas sintiendo pequeño, te llenas de inseguridades y aparecen todo tipo de síntomas, algunos de ellos de tipo conductual, llegando incluso a posponer la situación o a evitarla, dejándole la responsabilidad a otra persona.

¿Te has parado a pensar que cuando haces eso estás regalando oportunidades?

Para vencer tu miedo escénico, comienza cambiando tu forma de plantearte la situación. No lo veas como una amenaza, sino como una oportunidad para comunicar tus ideas, compartirlas con quienes te oyen y convencer a tu público.
Puede que unos días antes de la exposición aparezca la ansiedad y lo empieces a pasar mal. ¿Qué puedes hacer ante esa situación? Pon freno a los pensamientos negativos. Aparecerán de forma automática y eso, si es lo que lleva ocurriendo toda tu vida, no lo vas a poder evitar. Pero sí puedes evitar creértelos y que continúen contigo. En cuanto aparezcan, toma conciencia de ellos, piensa que no te van a ayudar a conseguir tus objetivos y desvía tu atención hacia otro lado. ¿Hacia dónde? ¡Muy fácil! Hacia tu discurso. Repásalo de nuevo, visualízate exponiéndolo con seguridad y soltura. En definitiva, prepárate para el éxito, para comunicar y convencer: tu valor diferencial.

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