Las reuniones son una herramienta esencial para la comunicación interna de cualquier organización, aunque no siempre son productivas. Una reunión, para ser eficaz, tiene que seguir una estructura y contar con una persona que la lidere. De lo contrario puede convertirse en una conversación interminable en la que nos vamos de un tema a otro y en la que el más locuaz o el más insistente puede dominar la situación, aunque no se llegue a ninguna conclusión.
Una reunión no es una tertulia en la que los participantes exponen sus opiniones sin más. El objetivo de una reunión es tratar de uno o varios temas y definir nuevos objetivos, llegando a conclusiones que supongan un avance hacia las metas de una determinada área o a las de toda la organización.
Existen diferentes tipos de reuniones, algunas de ellas son:
- Informativa (de un acontecimiento, de cambios, de resultados…)
- Creativa, para generar ideas
- Para tomar una decisión
- De resolución de problemas
- De planificación de objetivos
Primer paso: Preparación
Sea cual sea el tipo de reunión que vayas a celebrar, es necesaria una preparación previa, que incluirá los siguientes pasos:
- Decidir qué asunto/s se van a tratar en la reunión
- Preparar la información
- Establecer el objetivo de la reunión:
- Qué quieres conseguir
- Para qué
- Quiénes son las personas que asistirán
- Cómo vas a comunicar, informar, preguntar… en función del objetivo que te hayas marcado
- Cuándo quieres celebrar la reunión (día y hora)
- Cuántos son los asistentes
- Dónde va a tener lugar la reunión
- Cuánto tiempo quieres que dure la reunión
- Realizar la convocatoria de la reunión, incluyendo:
- Los temas a tratar
- Nombre de los convocados
- Fecha y hora de la reunión
- Lugar de celebración
Segundo paso: Celebración
Aunque habrá alguna variación en función del tipo de reunión que quieras celebrar, en la fase de desarrollo sigue el siguiente esquema:
- Exposición del objetivo de la reunión: Cuenta a los asistentes los temas a tratar y solicita su intervención.
- Desarrollo del orden del día:
Vela por el buen uso de la palabra, para que todos los participantes intervengan en igual medida. Puede que te encuentres con alguna persona que apenas participe y otras que monopolicen la reunión. Es misión del líder de la reunión ejercer de moderador y conseguir que el tiempo de intervención esté bien repartido.
Por otro lado, asegúrate de que estáis hablando de los temas que forman parte del objetivo de la reunión y no de otros. Pon atención a que se respete el tiempo establecido para cada asunto.
- Reformulación y conclusiones
Es el momento de verificar que todos los participantes tengan claro cuál es el siguiente paso: qué habéis decidido, quién tiene que hacer qué, cuándo, en qué lugar y cómo.
Recuerda que la forma de comunicarnos es muy importante y que toda comunicación profesional, para ser efectiva, requiere de un trabajo previo y del desarrollo de habilidades.
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