Comunicación escrita en las reuniones

Una reunión es una herramienta de comunicación y por tanto es fundamental que la utilicemos bien. Si queremos tener reuniones eficaces y productivas, tenemos que dedicar el tiempo necesario a su preparación y utilizar adecuadamente las herramientas escritas.

Existen tres fases en una reunión desde el punto de vista de la comunicación escrita:

  1. Fase de preparación, en la que pensaremos en los objetivos y utilizaremos un acta y un orden de día
  2. Fase de desarrollo, en la que la toma de notas es imprescindible
  3. Fase de finalización, en la que redactaremos un acta y en algunas ocasiones, una evaluación

Reunión de trabajo

Fase de preparación

En esta fase las claves son:

-Pensar en los objetivos de la reunión

  • Qué quieres conseguir y para qué
  • Dónde se va a celebrar
  • Cuándo va a tener lugar
  • Quiénes van a intervenir
  • Cómo vas a organizarla
  • Cuánto tiempo es necesario dedicar

-Una vez que tengas esto claro, prepara una convocatoria, pensando siempre en los convocados y en la información que necesitan saber. ¿Para qué son convocados? ¿tienen que preparar alguna información?

-Hazles saber por qué es importante su participación, anímales a intervenir y que les quede claro qué esperas de ellos y convócales con tiempo para que se puedan organizar

  • Incluye en la convocatoria un orden del día, que incluya:
  • Temas a tratar y documentación necesaria
  • Duración de la reunión y de cada tema a tratar
  • Asistentes
  • Motivo

Fase de desarrollo

En esta fase es importante la toma de notas de los acuerdos alcanzados, los temas que quedan pendientes y los planes de acción resultantes.

Fase de finalización

Acta

-Enviamos a los asistentes el resumen con los acuerdos alcanzados y los planes de acción resultantes, incluyendo quién hace qué y los plazos definidos
-El acta tiene que ser corta y precisa

Evaluación

En ocasiones será muy útil evaluar la calidad de la reunión para poder mejorar la calidad de la misma.

Estos son los aspectos a valorar:

¿Ha estado bien dirigida?

¿Se han cumplido los objetivos?

¿Ha estado bien organizada en cuanto a tiempos, lugar, etc?

¿Ha funcionado bien el grupo?

Aunque lo más importante para que una reunión sea eficaz es que quien la dirige sepa liderarla de forma adecuada, es esencial que la comunicación escrita sea de calidad para que la reunión sea exitosa de principio a fin.

Jornadas de puertas abiertas en la Escuela Comunicando

Para hablar en público, desarrollar la inteligencia emocional, conocer las normas del protocolo, preparar exposiciones, etc.

Escuela Comunicando cierra las actividades de su tercer curso con una semana de puerta abiertas, en la que ofrece diferentes cursos gratuitos a las personas interesadas.

Somos la única escuela especializada en comunicación personal en Aragón. Lo que incluye desde hablar en público hasta el desarrollo de la inteligencia emocional, pasando por el desarrollo de habilidades sociales, organización de grupos, cuidado de la imagen personal, etc. Tanto el actual sistema educativo, como la tecnología y los ritmos actuales, provocan que las personas tengan dificultades para desarrollar sus habilidades sociales.

Sesiones gratuitas

Para dar a conocer sus actividades a los ciudadanos interesados, Comunicando culmina esta próxima semana sus jornadas de puertas abiertas, en las que oferta diferentes cursos gratuitos, como muestra de su trabajo.

En concreto, Inteligencia emocional y Herramientas de coaching, el lunes, 18; Hablar en público e Inteligencias múltiples, el martes, 19. Ya el miércoles, 20, Inteligencias múltiples, Habilidades del formador eficaz, Hablar en público y Protocolo e imagen; el jueves, 21, Herramientas de coaching y Emprendedores; y el viernes, 22, Protocolo e imagen, Inteligencia emocional, Habilidades del formador eficaz y Emprendedores.

www.escuelacomunicando.com

Mejora tu dicción al hablar en público

Hablar en público de forma eficaz es una destreza que se entrena. La voz es una de nuestras principales herramientas de comunicación. Conseguir una dicción adecuada es una parte importante de las habilidades de un buen comunicador y esto es algo que requiere mucha práctica.

Para que te resulte más sencillo practicar y mejorar tu dicción, esta semana en Escuela Comunicando te damos unos consejos para que puedas desarrollar los hábitos de tu voz.

  1.   Lee en voz alta y atiende a la comprensión. Además del ritmo, la velocidad y la entonación, debemos buscar la coherencia y el sentido en nuestras palabras.
  2.   Controla la respiración. Es fundamental tener claras las pausas y en qué momentos tomar aire para no quedarte sin él en mitad de la exposición.
  3.   Remarca con la intensidad o la inflexión de la voz aquello que quieras destacar. Para ello, señala tus palabras clave y piensa cómo destacarlas del resto.
  4.    Haz ejercicios de articulación de la voz. Vocaliza exagerando las vocales, abriendo bien la boca y separando detenidamente todas las sílabas.

Son ejercicios muy sencillos y a los que puedes recurrir en cualquier momento.

Si quieres saber más sobre técnicas y herramientas para mejorar tu habilidad de comunicarte en público entra en www.escuelacomunicando.com

Conversaciones eficaces con tu equipo

Es momento de cambios en tu empresa. Como director o como jefe, te toca reunir a tu equipo para comunicar las decisiones tomadas. Sabes que es de vital importancia que los equipos sean conocedores de las mismas. Por esa razón, la comunicación se vuelve uno de los factores más relevantes, pues depende de cómo comuniques esas decisiones, transmitirás al equipo mayor o menor credibilidad y provocarás en ellos mayor o menor motivación.

Para no cometer un error y que tu discurso se vuelva susceptible de interpretaciones, es primordial preparártelo bien. Así que, toma nota de estos consejos:

En primer lugar, define la intención de tu conversación con el equipo. Puedes contestar a estas preguntas: ¿cuál es el mensaje o decisión que quieres trasladar a tu equipo? ¿A quiénes afecta? ¿Cómo les afecta? ¿Qué esperas de ellos? ¿Qué papel desempeñas en tu discurso?

Segundo, ten en cuenta que, como dice el refrán, “nunca llueve a gusto de todos”. Puedes obtener todo tipo de respuestas y reacciones. Para que no te coja por sorpresa, ten en cuenta a tu público y piensa cómo pueden responder ante la decisión que les acabas de comunicar.

Por último, utiliza todos tus recursos: el vocabulario que mejor se adecue a la situación, tus gestos, usa la empatía, adapta tus argumentos, etc.

Y, sobre todo, prepara bien tu mensaje para ganar mayor seguridad durante el discurso. Ya que no importa cuántos recursos tengas, si no sabes cómo utilizarlos, nunca serán suficientes.

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