Cómo conseguir reuniones productivas

Las reuniones son una herramienta esencial para la comunicación interna de cualquier organización, aunque no siempre son productivas. Una reunión, para ser eficaz, tiene que seguir una estructura y contar con una persona que la lidere. De lo contrario puede convertirse en una conversación interminable en la que nos vamos de un tema a otro y en la que el más locuaz o el más insistente puede dominar la situación, aunque no se llegue a ninguna conclusión.

Una reunión no es una tertulia en la que los participantes exponen sus opiniones sin más. El objetivo de una reunión es tratar de uno o varios temas y definir nuevos objetivos, llegando a conclusiones que supongan un avance hacia las metas de una determinada área o a las de toda la organización.

Existen diferentes tipos de reuniones, algunas de ellas son:

  • Informativa (de un acontecimiento, de cambios, de resultados…)
  • Creativa, para generar ideas
  • Para tomar una decisión
  • De resolución de problemas
  • De planificación de objetivos

Primer paso: Preparación

Sea cual sea el tipo de reunión que vayas a celebrar, es necesaria una preparación previa, que incluirá los  siguientes pasos:

  1. Decidir qué asunto/s se van a tratar en la reunión
  2. Preparar la información
  3. Establecer el objetivo de la reunión:
  • Qué quieres conseguir
  • Para qué
  • Quiénes son las personas que asistirán
  • Cómo vas a comunicar, informar, preguntar… en función del objetivo que te hayas marcado
  • Cuándo quieres celebrar la reunión (día y hora)
  • Cuántos son los asistentes
  • Dónde va a tener lugar la reunión
  • Cuánto tiempo quieres que dure la reunión
  1. Realizar la convocatoria de la reunión, incluyendo:
  • Los temas a tratar
  • Nombre de los convocados
  • Fecha y hora de la reunión
  • Lugar de celebración

Segundo paso: Celebración

Aunque habrá alguna variación en función del tipo de reunión que quieras celebrar, en la fase de desarrollo sigue el siguiente esquema:

  • Exposición del objetivo de la reunión: Cuenta a los asistentes los temas a tratar y solicita su intervención.
  • Desarrollo del orden del día:
    Vela por el buen uso de la palabra, para que todos los participantes intervengan en igual medida. Puede que te encuentres con alguna persona que apenas participe y otras que monopolicen la reunión. Es misión del líder de la reunión ejercer de moderador y conseguir que el tiempo de intervención esté bien repartido.
    Por otro lado, asegúrate de que estáis hablando de los temas que forman parte del objetivo de la reunión y no de otros. Pon atención a que se respete el tiempo establecido para cada asunto.
  • Reformulación y conclusiones
    Es el momento de verificar que todos los participantes tengan claro cuál es el siguiente paso: qué habéis decidido, quién tiene que hacer qué, cuándo, en qué lugar y cómo.

Recuerda que la forma de comunicarnos es muy importante y que toda comunicación profesional, para ser efectiva, requiere de un trabajo previo y del desarrollo de habilidades.

Si quieres saber más sobre desarrollo de habilidades de comunicación puedes consultar aquí: https://www.escuelacomunicando.com/entrenamiento-grupal/

Claves para vencer el miedo escénico

A lo largo de estos años son cientos de personas las que han pasado por la Escuela y han conseguido vencer su miedo escénico.

Algunas de estas personas tenían tanto miedo, pánico podríamos decir, que incluso les costó decidirse a inscribirse al curso. Existen diferentes grados de miedo escénico, que abarcan un enorme abanico de emociones a diferente intensidad: desde el terror al máximo nivel hasta sentir algo de nervios antes de salir. ¿Cuáles de estas personas han podido vencer su miedo escénico? ¡Todas! Tal vez algunos tengan que dedicarle más tiempo que otros, o haya que utilizar con ellos más herramientas, pero todo el mundo puede conseguir superar su miedo escénico y cambiarlo por emociones positivas como seguridad, entusiasmo, disfrute…

Algunos de los síntomas del miedo escénico son: temblor de manos o piernas, temblor de voz, sensación de calor o sudores, palpitaciones, fallos de memoria, movimientos incoherentes, tono de voz bajo o incluso afonía, tartamudeo… El público es gigante y tú pequeño, crees que te van a juzgar y que saben más, te horroriza que te hagan alguna pregunta o comentario y no saber qué responder.

Si te sientes identificado con alguno de estos síntomas o con otros similares, si también sientes emociones negativas con mayor o menor intensidad y crees que tu caso es horrible y no se puede superar, aquí te damos algunas pautas:

  1. Detén inmediatamente esos pensamientos negativos.

Cuando te des cuenta de que, una vez más, estás teniendo pensamientos negativos que reafirman tu miedo escénico, frénalos de inmediato.

  1. Escribe lo que estabas pensando y tíralo a la basura.

Por ejemplo, si estabas pensando “Qué horror, la semana que viene tengo una presentación en clase y se me va a olvidar todo”, escríbelo tal cual en un papel y tíralo a la basura.

  1. Dale la vuelta a ese pensamiento.

¿Qué es lo contrario para ti de ese pensamiento negativo? Podría ser, por ejemplo, “La semana que viene tengo una presentación en clase y me voy a acordar de todo”

  1. Traza tu plan.

¿Qué puedes hacer para acordarte de todo? Prepararte, ensayar, hacer tu power point y ensayar con él, por ejemplo.

  1. Permanece atento a las palabras clave que alimentan tu miedo.

En la frase “La semana que viene tengo una presentación en clase y me voy a acordar de todo”, la palabra clave es “todo”. Pregúntate qué es lo peor que te podría pasar si se te olvida algo. ¡Probablemente nada grave! Y si hay algo verdaderamente importante que quieres recordar porque es 100% imprescindible, solo tienes que buscar tu estrategia para recordarlo.

En definitiva, si vas tomando las riendas, poco a poco irás venciendo tu miedo escénico. Pero si tú solo no puedes, puedes hacerlo de la mano de profesionales que tienen un montón de técnicas y herramientas para ayudarte. Eso sí: infórmate antes de cuáles son sus credenciales, sus habilidades, quiénes son sus clientes y cuál ha sido su experiencia. Como en muchas otras disciplinas, cada vez hay más intrusismo. ¡No dejes que te den gato por liebre!

Aquí tienes un montón de testimonios de personas que ya lo han conseguido.
¿Y tú? ¿Quieres ser uno de ellos?

 

Miedo escénico y perfeccionismo

¿Eres muy perfeccionista? Entonces es probable que sufras de miedo escénico.

No es que sea directamente proporcional, pero las personas que buscan demasiado la perfección  es más  probable que sufran ansiedad o excesiva angustia a la hora de hablar en público.

El diálogo interno de un perfeccionista es algo así como “Debería hacerlo perfecto”. ¿Os habéis fijado en la carga emocional tan negativa que aportan esas palabras? “Debería” y “perfecto” suponen una tremenda auto exigencia, con la consiguiente sensación de fracaso ante el menor detalle que no salga como esperábamos.

Una persona muy perfeccionista puede estar recibiendo halagos y aplausos y no disfrutarlos porque se ha dejado una frase, por ejemplo, o porque había una pequeña errata en su power point.

Además, es posible que se ponga expectativas muy elevadas o metas difíciles de alcanzar. De este modo, a pesar de no haber hablado en público nunca, puede compararse con un conferenciante experto sin tener en cuenta que no están en la misma fase del camino.

Desde esta perspectiva perfeccionista, si las cosas no salen exactamente como la persona esperaba,  es muy fácil que el miedo escénico vaya en aumento, puesto que se seguirán los siguientes pasos:

  1. Expectativas de perfección, sin tener en cuenta que la perfección no existe.
  2. Insatisfacción por no obtener un resultado perfecto, lo que conducirá a una baja autoestima.
  3. Culpabilidad por sentirse el artífice del “fracaso”.
  4. Negatividad que hará sentir malestar a la persona y a su entorno.
  5. Cuando surja otra ocasión de hablar en público, más miedo por el sentimiento de incapacidad.

De esta manera, el miedo escénico irá en aumento.

Si  lo que quieres es eliminar tu miedo escénico y  te has sentido identificado con la imagen del perfeccionista, aquí tienes algunos consejos para lograrlo.

Comienza por “despersonalizar” la acción y trata de medirla de forma objetiva, siguiendo el siguiente itinerario:

  1. Anota, por ejemplo, cinco aspectos importantes para ti a la hora de hablar en público. Estos pueden ser: uso de la voz, estructura del mensaje, posición corporal, mirada y power point. Esto es solo un ejemplo, puedes poner los aspectos que tú quieras.
  2. Pide a alguien que te grabe la presentación o que te haga una crítica constructiva de cada uno de esos aspectos.
  3. Analiza cada uno de esos aspectos y piensa si la próxima vez quieres volver a hacer lo mismo o quieres hacer algo diferente.
  4. Si has contestado que quieres hacer algo diferente, anota qué es lo que quieres cambiar y cómo lo harás la próxima vez.

Recuerda que la perfección no existe, por lo tanto con estas pautas no vas a llegar a ser perfecto, pero ¡seguro que te sentirás más feliz!

perfeccionismo miedo escenico

 

La mejor infografía del 2016

De vez en cuando es bueno pararse a mirar, observar, analizar y comprender las cosas que a uno le van sucediendo. Este año, para la Escuela, ha sido un año lleno de personas, proyectos y, sobre todo, un año que nos ha permitido ver con claridad el camino que queremos seguir recorriendo. Os presentamos un breve resumen visual de lo que ha sido para nosotros el 2016 en cifras, sin embargo, lo más importante de esta infografía no son los números que en ella mostramos, son las personas que la han hecho posible y entre ellas estás tú. Mira…

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Queremos dar las gracias todas las personas que han confiado en nosotros mientras las hemos acompañado en su desarrollo personal y profesional, a quienes llevados por la satisfacción obtenida, nos han recomendado a sus amigos, familiares y han dado a conocer, de una forma u otra, nuestros servicios. También a aquellas personas que se han acercado a nosotros, visitando nuestra web o la Escuela, les agradecemos la visita y les invitamos a que compartan con nosotros una experiencia que estamos seguros de que les resultará útil y satisfactoria.

La Escuela Comunicando es una Escuela para todos, ¡también para tí! Muchas Gracias.

P.D. ¿Es esta la mejor infografía del 2016? Para nosotros, sí 🙂

5 tips para combatir el miedo escénico

¿Tienes que hablar en público? ¿Haces presentaciones o exposiciones profesionales? ¿Estás preparando una oposición y temes enfrentarte a la parte oral? ¿Has de exponerte ante un grupo de personas? Estas situaciones son muy comunes, sin embargo, no siempre las afrontamos con naturalidad. Un alto porcentaje de personas siente lo que se conoce como miedo escénico,  esto dispara en nosotros una serie de síntomas que hacen que nos sintamos incapacitados para hacer frente a la situación.

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4 pasos para afrontar conversaciones difíciles

En ocasiones nos enfrentamos a conversaciones con un grado importante de intensidad emocional producida por el afecto que podemos sentir por la otra persona, por las posibles consecuencias que puedan tener nuestras palabras o, simplemente, por nuestra propia inseguridad.

El miedo y las emociones incitan a postergar esa conversación, convirtiendo ésta en una “conversación pendiente”, lo cual nos genera frustración, malestar e, incluso, dolor físico.

¿Cómo puedes afrontar esa conversación? Sigue estos 4 consejos:

  1. Prepáratela. Como todo discurso, requiere una preparación. Piensa cuál es el objetivo de esa conversación, anota las ideas clave que sí o sí quieres transmitir, piensa cómo lo vas a estructurar y cuida las palabras que vas a utilizar.
  1. Comenta en voz alta tus ideas, practica el inicio de la conversación, ponte en el lugar de la otra persona, observa si controlas tus gestos y ensaya el tono adecuado de tu voz.
  1. Pide consejo. Puede resultar muy útil obtener feedback de una persona que te ofrezca su punto de vista de forma objetiva. Coméntale cuál es tu objetivo al querer mantener esa conversación y léele tu discurso.
  1. Utiliza una comunicación asertiva. Habla en primera persona; habla de la conducta, no de la persona; ten en cuenta tu comunicación no verbal; mantén una postura relajada y, por último, incluye gracias y por favor.

Si quieres saber más sobre cómo transmitir seguridad con tu comunicación no verbal, cómo preparar tu discurso o quieres aprender a ser asertivo, visita nuestra web www.escuelacomunicando.com

¿Por qué es importante desarrollar habilidades comunicativas?

Empezaremos respondiendo a una pregunta: ¿qué son las habilidades comunicativas? Son aquellas capacidades que tenemos para comunicarnos con los demás y con nosotros mismos. Por ejemplo, la capacidad de escuchar, de empatizar, de comprender el mensaje del otro, de hablar, de argumentar, de transmitir, de leer, de escribir…

Es importante desarrollar las habilidades comunicativas para poder expresar de forma efectiva lo que pensamos, sentimos y queremos. Todos sentimos la necesidad de interactuar con otros seres humanos y lo hacemos constantemente en todos los ámbitos de nuestra vida. Sin la comunicación, no estaríamos en el nivel de desarrollo en el que nos encontramos. Una buena o mala comunicación puede desarrollar efectos positivos o negativos en nuestras relaciones. Por lo que estaréis de acuerdo con nosotros en que la comunicación constituye un pilar fundamental en nuestra vida social y es un poderoso instrumento de cambio.

En resumen, creemos en la necesidad de desarrollar nuestras habilidades comunicativas para tener relaciones exitosas. Invertir en comunicación es invertir en nosotros mismos.

“La felicidad se alcanza cuando lo que uno piensa, lo que uno dice y lo que uno hace están en armonía” Gandhi

Lo más importante en la comunicación son las personas

Aunque parezca una obviedad, cuando comunicamos lo más importante son las personas. Valorar a tu interlocutor es un hecho que en un primer momento parece sencillo, pero que no todo el mundo tiene en cuenta.

¿Cómo tener en cuenta al público?

Ya sea conversando con tus amigos, durante un curso de formación en tu trabajo, realizando una entrevista o dialogando con tus hijos o con tu pareja, es esencial ESCUCHAR. Se trata de poner toda tu atención en el otro o los otros sin juzgarles y sin pretender cambiar lo que escuchas. A veces, el principal problema es escuchamos para contestar y no para entender.

“Solo si escuchamos podemos aprender. Y escuchar es un acto de silencio; solo una mente serena pero extraordinariamente activa puede aprender”.

Jiddu Krishnamurti

 

Si escuchas con atención, concentrado y centrando toda tu energía en las palabras e ideas de tu interlocutor, entenderás mejor su mensaje. Esto te permitirá identificar sus objetivos, sus sentimientos y obtener información relevante. Además, demostrarás interés hacia la persona.

Suponiendo que tú seas la persona que habla, como conferenciante, dando una charla o una clase, deberás estar atento a tu público. Cuéntales algo ÚTIL que les genere interés. Ten en cuenta que ellos han decidido acudir a tu ponencia para llevarse algo provechoso. Si te centras demasiado en ti, dejarás de lado el objetivo del público. Esto puede determinar tu mayor o menor éxito como comunicador.

“No hay que apagar la luz del otro para que brille la nuestra”

Mahatma Gandhi

 

En pocas palabras: “lo importante son las personas”. Para nosotros lo importante eres tú y por eso queremos  aprovechar este artículo para darte las gracias. Te agradecemos tu interés, tus ganas de aprender, tus inquietudes, tu deseo de avanzar, de desarrollarte personalmente y de creer en ti mismo.

Tu afán de superación alimenta nuestro deseo de progreso

 

Queremos darte este reconocimiento porque estamos convencidos de que lo mereces y porque es tu voluntad de superación nuestra motivación para seguir trabajando y evolucionando día a día.

Seguiremos aportando nuestras ganas, entusiasmo, esfuerzo y dedicación este próximo curso 2016-2017 para ofrecerte lo que nos ha movido, nos mueve y nos moverá: la comunicación.

¡Feliz verano!

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Jornadas de puertas abiertas en la Escuela Comunicando

Para hablar en público, desarrollar la inteligencia emocional, conocer las normas del protocolo, preparar exposiciones, etc.

Escuela Comunicando cierra las actividades de su tercer curso con una semana de puerta abiertas, en la que ofrece diferentes cursos gratuitos a las personas interesadas.

Somos la única escuela especializada en comunicación personal en Aragón. Lo que incluye desde hablar en público hasta el desarrollo de la inteligencia emocional, pasando por el desarrollo de habilidades sociales, organización de grupos, cuidado de la imagen personal, etc. Tanto el actual sistema educativo, como la tecnología y los ritmos actuales, provocan que las personas tengan dificultades para desarrollar sus habilidades sociales.

Sesiones gratuitas

Para dar a conocer sus actividades a los ciudadanos interesados, Comunicando culmina esta próxima semana sus jornadas de puertas abiertas, en las que oferta diferentes cursos gratuitos, como muestra de su trabajo.

En concreto, Inteligencia emocional y Herramientas de coaching, el lunes, 18; Hablar en público e Inteligencias múltiples, el martes, 19. Ya el miércoles, 20, Inteligencias múltiples, Habilidades del formador eficaz, Hablar en público y Protocolo e imagen; el jueves, 21, Herramientas de coaching y Emprendedores; y el viernes, 22, Protocolo e imagen, Inteligencia emocional, Habilidades del formador eficaz y Emprendedores.

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