Cómo conseguir reuniones productivas

Las reuniones son una herramienta esencial para la comunicación interna de cualquier organización, aunque no siempre son productivas. Una reunión, para ser eficaz, tiene que seguir una estructura y contar con una persona que la lidere. De lo contrario puede convertirse en una conversación interminable en la que nos vamos de un tema a otro y en la que el más locuaz o el más insistente puede dominar la situación, aunque no se llegue a ninguna conclusión.

Una reunión no es una tertulia en la que los participantes exponen sus opiniones sin más. El objetivo de una reunión es tratar de uno o varios temas y definir nuevos objetivos, llegando a conclusiones que supongan un avance hacia las metas de una determinada área o a las de toda la organización.

Existen diferentes tipos de reuniones, algunas de ellas son:

  • Informativa (de un acontecimiento, de cambios, de resultados…)
  • Creativa, para generar ideas
  • Para tomar una decisión
  • De resolución de problemas
  • De planificación de objetivos

Primer paso: Preparación

Sea cual sea el tipo de reunión que vayas a celebrar, es necesaria una preparación previa, que incluirá los  siguientes pasos:

  1. Decidir qué asunto/s se van a tratar en la reunión
  2. Preparar la información
  3. Establecer el objetivo de la reunión:
  • Qué quieres conseguir
  • Para qué
  • Quiénes son las personas que asistirán
  • Cómo vas a comunicar, informar, preguntar… en función del objetivo que te hayas marcado
  • Cuándo quieres celebrar la reunión (día y hora)
  • Cuántos son los asistentes
  • Dónde va a tener lugar la reunión
  • Cuánto tiempo quieres que dure la reunión
  1. Realizar la convocatoria de la reunión, incluyendo:
  • Los temas a tratar
  • Nombre de los convocados
  • Fecha y hora de la reunión
  • Lugar de celebración

Segundo paso: Celebración

Aunque habrá alguna variación en función del tipo de reunión que quieras celebrar, en la fase de desarrollo sigue el siguiente esquema:

  • Exposición del objetivo de la reunión: Cuenta a los asistentes los temas a tratar y solicita su intervención.
  • Desarrollo del orden del día:
    Vela por el buen uso de la palabra, para que todos los participantes intervengan en igual medida. Puede que te encuentres con alguna persona que apenas participe y otras que monopolicen la reunión. Es misión del líder de la reunión ejercer de moderador y conseguir que el tiempo de intervención esté bien repartido.
    Por otro lado, asegúrate de que estáis hablando de los temas que forman parte del objetivo de la reunión y no de otros. Pon atención a que se respete el tiempo establecido para cada asunto.
  • Reformulación y conclusiones
    Es el momento de verificar que todos los participantes tengan claro cuál es el siguiente paso: qué habéis decidido, quién tiene que hacer qué, cuándo, en qué lugar y cómo.

Recuerda que la forma de comunicarnos es muy importante y que toda comunicación profesional, para ser efectiva, requiere de un trabajo previo y del desarrollo de habilidades.

Si quieres saber más sobre desarrollo de habilidades de comunicación puedes consultar aquí: https://www.escuelacomunicando.com/entrenamiento-grupal/

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